La organización de tarjetas de visita para una eficaz gestión de los contactos

Ahora que ha tenido coloridas nuevas tarjetas de visita impresas, y la distribución de ellas han sido diligentemente, ¿qué se puede hacer con las cartas que recibimos de otras personas?

Si usted es como la mayoría de la gente, usted tiene una pila de tarjetas de bandas de goma alrededor de usted escritorio flotante. O usted ha estado usando como marcadores, palillos de dientes, las encías y utilizan envolturas y están en todo su oficina, coche, la cartera y el bolso?

Sin un buen sistema de archivo, la información sobre estas tarjetas es inútil. Así que limpiar su escritorio y desarrollar un sistema de priorización, organización, y con el seguimiento de los contactos.

High Tech o Old School?

Hay dos opciones para la organización de tarjetas de visita:

• La forma tradicional de mantenerlos en un fichero de tarjetas
• El método contemporáneo de mantenimiento de la información de contacto de un fichero

Al regresar de una reunión de redes o feria, antes de hacer cualquier otra cosa, actualizar sus contactos. Rango de las cartas que ha recogido en orden de importancia antes de que los guarde. Separe caliente que se dirige a conseguir que las empresas, personas con las que usted definitivamente quiere seguir, y cuya información desea al alcance de su mano. Esto puede incluir perspectivas, la gente se referirá a los demás, o que van a enviar las referencias a usted.

No tenga miedo de deshacerse de las tarjetas de gente que nunca en contacto o referencia. Usted puede presentar frío lleva a algún otro sitio o se deshacen de ellos en la basura.

Conozca a su ABZ's ...

¿Cómo te alphabetize y su archivo de tarjetas depende de usted. Decida cómo lo recuerde mejor la información - ya sea por los nombres de empresas, nombres de personas, o por categoría. Si usted está en mejores condiciones de encontrar información si no se organiza por región o departamento. Luego, alphabetize adecuadamente.

También se podría archivo por fecha o por el evento donde se reunió la persona. Simplemente elige una forma y se adhieren a ella. Por ejemplo, algunos archivos no por apellido y nombre de empresa por otros, o que nunca encuentra lo que busca en una pizca.

= Electrónico Portátil y Duplicable

El almacenamiento de la información de contacto en el equipo mantiene su oficina limpia y es un paso más hacia la oficina sin papel. Para la mayoría de las personas a buscar en la computadora es más eficaz que rummaging a través de las tarjetas de papel. En segundos, puede ejecutar una especie y localizar los contactos de la empresa, nombre, nombre del perro, fecha en la que se reunió, etc Si se lleva el trabajo a casa, es fácil de duplicar su lista de contactos, más que el remolque de su entera Rolodex con usted.

El almacenamiento de información por vía electrónica también es eficaz para la creación de listas de correo y de impresión de etiquetas. Pero recuerde, de copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad. Yo era de alta tecnología junkie hasta que mi disco duro estropeado y yo no tenía una copia de seguridad de mi base de datos informatizada. Buena cosa que mantuvieron estos ejemplares impresos!

Existen numerosos programas en el mercado para organizar la información de contacto, como la Ley o Outlook. Debo poner todos mis datos en Microsoft Access.

Para una copia de seguridad de baja tecnología, que uso una tarjeta de plástico con caja de archivo alfabético separadores, tarjetas de presentación por mi apellido. También prefieren usar mangas transparentes para almacenar en tarjetas de visita, ya que casi siempre el archivo en lugar de tarjetas de visita a mano la información sobre tarjetas en blanco. Las mangas son un tamaño uniforme, de mantenimiento de la caja ordenada. Pero usted puede ser diferente - cualquier sistema de trabajo, siempre y cuando sean compatibles con ella.

Para Mantener Mantenga o no?

Algunas personas dicen que usted debe mantener cada tarjeta de visita que ha recibido, mientras que otros piensan que debería tirar las cartas que nunca uso. Con la rapidez de las personas que se desplazan en torno a las empresas de hoy y de conmutación, tirar las tarjetas de los contactos no he estado en contacto con por tres años. Para entonces, su información de contacto, sin duda ha cambiado, por lo que aunque sí quería ponerse en contacto con ellos, es probable que no lo haré.

Si usted insiste en aferrarse al viejo información, archivo de los tarjetas de visita en una base de datos o la tarjeta de caja. Desde que tomar notas en el reverso de las tarjetas cuando me encuentro con la gente, siempre me sabe a la fecha cuando los primeros contactos; observa también ayudan a refrescar mi memoria de las personas con las que no han estado en estrecho contacto con.

Por último, no olvide seguir con tus contactos! Mantenga un calendario y objetivos para la toma de contacto por llamadas telefónicas, mensajes de correo electrónico o correo. Ir periódicamente a través de su sistema de archivo y actualizar o borrar información antigua. La razón por la que almacenar esta información es para mantenerse en contacto con la gente - el uso de su nuevo sistema para la organización de la estancia y eficiente su negocio prosperar!

¿Sus tarjetas de visita de trabajo tan complicado como hacer para obtener nuevos contactos? Si no, usted necesita tarjetas que atrapará la atención y estimular la curiosidad.

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